برای آماده سازی مطلب سخنرانی، ایجاد تمرکزی مشخص، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و محدود کردن تمرکز و انتخاب نکات اصلی در ارائه مطالب از حیث شناسایی مخاطبین، اعم از زمینه تخصصی و علایق آنها، می تواند جزء ملاحظه اصلی مطلب و سازماندهی سخنرانی باشد. در این مقاله، به چگونگی استفاده از این اصول و نکات اصلی سخنرانی می پردازیم.
برای موفقیت در سخنرانی، ابتدا اعتماد به نفس و سپس بررسی اهداف کلی و هدف سخنرانی از اهمیت خاصی برخوردار می باشند. ارائه تمامی پیام های شما در سخنرانی باید به هدفتان مربوط باشد. در حقیقت، گوش دادن به مخاطبان و توجه به خواسته ها و علایقشان، می تواند دو برابر مهم تر از سخن گفتن با آنها باشد. دانستن این موضوع که مخاطب چه اطلاعاتی در خصوص مطلب سخنرانی دارد و بیشتر پیگیر چه مطالبی می باشد، کمک شایانی به انتخاب مطلب اصلی سخنرانی می کند.
با استناد به گفته فیلسوف یونانی اپیکتتوس که می گوید ما انسان ها دو گوش داریم و یک دهان، می توان به عمق مطلب پی برد. با توجه به اهمیت موضوع، در صورتی که در سخنرانی، یک سری مطالب نامرتبط و مملو از نکات درک ناپذیر را پیش روی مخاطب قرار دهیم، تا حد زیادی تاثیرات منفی توجه مخاطبین در سالن، از قبیل ترک محل، خمیازه کشیدن و صحبت با گوشی را به همراه خواهد داشت.
تمرکز بیشتر بر مخاطبان برای سازماندهی سخنرانی
در خصوص سخنرانی پیرامون یک سری مطالب مهمی که معمولا شرکت کنندگان اهداف مشخصی را دنبال می کنند، برای نمونه در همایش پیشرفت حرفه ای که برای دستیاران می توان با مراجعه به منابع از پیش تعیین شده از جمله مجلات حرفه ای و نشریات و دانستن اینکه چه مطالبی برای دستیاران حقوقی اهمیت دارد، می توان به درک ساده تری از تمرکز بر روی این گروه ها دست یافت و از طرفی سخنرانی در جمع فارغ التحصیلان دبیرستانی خاص می تواند پیرامون موضوع فارغ التحصیلی باشد. زیرا مخاطبین این سخنرانی، هیچ گونه وجه اشتراکی غیر از مراسم ذکر شده با هم ندارند.
تحقیق در خصوص ویژگی های جمعیت شناختی و موضوع های مرتبط با نیاز مخاطبان، می تواند از برخی موقعیت های دشوار لحظه آخر سخنرانی که شامل سوالات زیر می باشد، جلوگیری کند و به سازماندهی سخنرانی مربوطه بپردازد. این سوال ها عبارتند از: آیا این داستان برای کسی توهین آمیز است؟ و یا اینکه مخاطبان به آنچه ارائه می شود، اهمیت می دهند یا نه؟ همچنین این سوال که آیا لازم است به تعریف موارد ذکر شده بپردازم؟
بهتر است قبل از اینکه نکات اصلی سخنرانی را برگزینید، به پرسش های زیر در مورد مخاطبان پاسخ دهید:
● موضوع و مطالب ارائه شده در سخنرانی تا چه حدی برای مخاطب اهمیت دارد؟
● آیا مخاطب درباره این موضوعات اطلاعاتی دارد؟
● مسئله مربوط به مخاطب چه می باشد؟
● چگونه ارائه نکات اصلی سخنرانی، مفید واقع می شود؟
● آیا مخاطبین حاضر در سالن همگن هستند یا ناهمگن؟
مخاطبان همگن و ناهمگن و تفاوت آنها
زمانی که مخاطبین از نظر علایق و تخصص در خصوص موضوع سخنرانی، نقاط مشترکی داشته باشند، می توان آنها را به عنوان مخاطبان همگن معرفی نمود و همچنین زمانی که مخاطبین با علایق و تخصص مختلف نسبت به موضوع انتخابی در سخنرانی، رو به روی شما قرار گیرند، به عنوان مخاطبین ناهمگن معرفی می شوند.
تشخیص این مورد که چه نوع مخاطبی پیش روی شما قرار دارد، از اهمیت بالایی برخوردار است و می توان بر اساس آن، یک برنامه ریزی منظم جهت سازماندهی سخنرانی داشت.
برای نمونه، موضوع مورد نظر سخنرانی پیرامون مراسم عروسی، با توجه به علایق شنوندگان که همانا برگزاری جشن و ایجاد شور و هیجان برای زوج می باشد، باید کاملا مرتبط و در همین راستا باشد. در صورتی که مخاطبان، گروهی از دانشگاهیان و نیکوکاران باشند، پژوهش مورد نظر می تواند آمیخته ای از علایق و برنامه های مرتبط را در خصوص انتخاب مطالب کلیدی و مهم در بر داشته باشد و همچنین با حضور افرادی در مخاطبان حاضر که از تخصص خاصی برخوردار نیستند، سعی کنید که یک تعریف کلی از مطالب پیش فرض و کلیدی را داشته باشید.
جهت تاثیر گذار بودن مطالب سخنرانی، در صورتی که جمعی از مخاطبین ناهمگن باشند، نتیجه اش باید خوشایند باشد و در نهایت مخاطبین را به درک مشترکی از مطالب و موضوعات در این باره برساند. همچنین سخن گفتن در خصوص مطلب و موضوعی خاص، حتی برای مخاطبین همگن نیز، تضمین و تاییدی بر ابراز علاقه یکسان بین مخاطبین و شیفتگی آنها نیست. همان گونه که شما در مورد پژوهشی خاص، مانند اخلاق حرفه ای، مطالبی را ارائه می دهید، در کاربردی بودن ارائه این مطالب نیز بکوشید.
در نظر گرفتن اهمیت در سخنرانی
اهمیت نحوه پیوند دادن مخاطبان با موضوع مورد بحث چه می باشد و یا اینکه دلیل موضوع ارائه داده شده تا چه اندازه مفید واقع می گردد؟ پاسخ این سوالات در انتخاب کلمات کلیدی و نکات اصلی سخنرانی، بهترین راهنما برای شما خواهد بود و باید در تلاش باشید تا ضمن حفظ توجه مخاطبان، جهت سازماندهی سخنرانی نیز مطالب عنوان شده را به سمت پاسخ سوالات ارائه داده شده، سوق دهید.
نقش ابتکار در سازماندهی سخنرانی
افزودن مطالب مهم در خصوص موضوع سخنرانی، به نحوی که مخاطب نتواند چنین مطالبی را در جای دیگر جستجو کند، در جلب توجه مخاطبان به صورت پیوسته و عنوان کردن مزیت نسبی خود، بسیار کاربردی خواهد بود.
بیان اهداف مهم اثربخش
سه هدف اساسی در اغلب سخنرانی ها عبارتند از: آموزش دادن، متقاعد کردن، یاد کردن. که در واقع، نحوه انتخاب مطالب اصلی و کلیدی، هدف سخنرانی را تعیین خواهد کرد. در صورتی مطالب برای مخاطبین بسیار مفید و آموزنده می باشد که دانش و حکمت و فن بیان و سخنرانی، کامل کننده اطلاعات بنیادی مورد بحث در این زمینه باشد.
زمانی که مخاطبین در خصوص موضوع سخنرانی، پیش فرض هایی را داشته باشند و سخنران به این پیش فرض ها توجه نماید، می تواند سخنرانی ترغیب کننده ای را برای آنها ارائه دهد و همچنین زمانی که سخنرانی پیرامون موضوع داستانی و یا حکایتی خاصی باشد، می تواند به مخاطب این امکان را بدهد که آن موضوع را ارزشمند شمارد و برای آن احترام قائل باشد که در این صورت، ارائه این مطالب را، سخنرانی یاد بودی نیز می توان نامید.
سازماندهی سخنرانی و نکات اساسی آن
در جریان سخنرانی، روش های گوناگونی جهت سازماندهی مطالب آن وجود دارد که در نهایت به فهم و درک بیشتر مخاطب کمک می کند. چیدن درست کلمات و بیان نکات کلیدی در هنگام سخنرانی، می تواند به ماندگاری و وضوح سخنرانی در ذهن مخاطب کمک شایانی کند. سعی کنید ترس از سخنرانی را از خودتان دور نمایید.
تعداد نکات اصلی سخنرانی
تأثیر گذار بودن سخنرانی، زمانی به اثبات خواهد رسید که سخنران بتواند نکات اصلی آن را به سه یا چهار نکته با نکات فرعی پشتیبان محدود کند. زیرا معمولا مخاطبان توانایی دریافت یکباره سیل عظیمی از مطالب را نخواهد داشت و در ضمن نکات اصلی سخنرانی، همیشه باید با نکات فرعی پشتیبان به تعادل و تناسب لازم برسد.
روش های سازماندهی سخنرانی و نکات اصلی آن
برای درک بهتر نحوه سازماندهی سخنرانی و مطالب مربوط به آن، هر کدام از نکات اصلی، شواهد اضافه ای برای پشتیبانی نیاز دارند که در ادامه چند راهکار مختلف را بررسی خواهیم کرد:
● ترتیب زمانی در ارائه مطالب
در حین سخنرانی، زمانی که پژوهش یا تحقیقی را شرح می دهید و یا در زمان مناسبی داستانی را بیان می کنید، این رویکرد با یک ترتیب زمانی خاص عنوان خواهد شد.
● تاثیر علت و معلول
علت و معلول برای انواع فرآیند ها و رویداد های گذشته، حال و آینده و اینکه به چه دلیلی اتفاقی رخ داده است، به کار می رود. می‌تواند عکس این قضیه، مثلا از معلول به علت نیز بیان شود.
● استفاده از الگو های فضایی در سخنرانی
هنگامی که در سخنرانی، می خواهید چیزی را تشریح و توصیف نمایید، در این صورت، بهره گیری از الگو های فضایی می تواند بسیار کارساز باشد. به نحوی که باید از مکانی به مکان دیگر بروید و شکل نظام مند و قانونمندی را دنبال کنید.
● روش موضوعی و اثرات آن
زمانی که مطالب مورد نظر در سخنرانی، دارای دسته بندی های مشخصی از مطالب گوناگون باشد، می توان از روش موضوعی به نحو احسن بهره برد. در این مورد می توان خانواده ای را مثال زد که شامل پدر، مادر، خواهر و برادر است.
● بهره گیری از الگو های اهمیتی
زمانی که بخواهید اهمیت یک موضوع و دلایل آن را به طور کامل شرح دهید، در این بین می توانید از الگو های اهمیتی بهره مند شد. به طور مثال، سازماندهی مسائل کشوری به عنوان مشاور ریاست جمهوری.
● روش مقایسه در سخنرانی
در زمانی که می خواهید توجه مخاطبان را به تفاوت ها و شباهت های موضوع های مختلف در سخنرانی جذب نمایید، در این زمینه می توانید از روش مقایسه یا تباین استفاده کنید که در نتیجه به شفاف سازی بحث مورد نظر می انجامد.
● سازماندهی مشکلات موجود و راه حل آنها
زمانی که مشکلاتی را در حین سخنرانی خود شناسایی و عنوان می کنید و به دنبال آن، راه حل محتملی را بیان می نمایید، در واقع از رویکرد سازماندهی مشکلات موجود و راه حل آنها به نحو مطلوبی بهره گرفته اید.
● حل مسائل مختلف برای سازماندهی سخنرانی
معمولاً ارائه راه حل های مختلف برای برخی مسائل، سازماندهی بهتر و بیشتری را در پی دارد که نیازمند رویکرد پیچیده تری در این خصوص می باشد که شامل چهار جزء اصلی است:
1- نقص های ذاتی در سیستم موجود و تشریح آن
2- صدمات ناشی از سیستم کنونی
3- برنامه عملی که توجه خاصی به آسیب ها دارد
4- قدرت برنامه در رفع مشکل کنونی
● توالی انگیزشی مونرو و اثرات آن
در پی یک موضوع سخنرانی ترغیب کننده، پنج جزء در این نوع سلسله مراتب انگیزشی می تواند موثر باشد:
1- توجه مخاطب را جلب کردن
2- نیاز به تغییر را عنوان کردن
3- جایگزین مناسبی را معرفی نمودن
4- در خصوص مزایای تغییر، سخن گفتن
5- جهت اقدام، فراخوان مناسب دادن
تاکید بر نکات اصلی سخنرانی
در حین سخنرانی، باید با بهره گیری از نشانه های نوشتاری و بصری، بر نکات اصلی مورد بحث در سخنرانی تاکید داشته باشید تا مخاطبان، پیگیر واقعی این نکات باشند. مخاطبان در حین سخنرانی، گاه و بیگاه تمرکزشان را از دست می دهند و این به دلیل یکنواخت صحبت کردن سخنران می باشد، به گونه ای که ذهن مخاطب شما جای دیگری است و در نهایت، بعد از به پایان رساندن توضیح یک مفهوم کلیدی، مخاطب دوباره تمرکزش را به دست می آورد. به همین دلیل جهت تمرکز شنوندگان، تاکید زیادی بر نکات اصلی سخنرانی و اهمیت فن بیان و سخنرانی می شود که حتما به رعایت این موضوع بپردازید.
به طور کلی، سرعت جذب کلمات توسط مخاطبان در جهان آرمانی بسیار بالا است. اما در جهان واقعی، چنین چیزی نمی باشد. بر این اساس، تاکید بر نکات اصلی، به شنونده کمک می کند که ایده های مهم و اساسی را خیلی بهتر متوجه شود.
نشانه های بصری و نوشتاری در سازماندهی سخنرانی
تاکید کردن بر نکات کلیدی و مهم با بهره گرفتن از نشانه های بصری و نوشتاری، می تواند حائز اهمیت باشد. مخاطب می تواند انواع اسلاید ها و جداول را مشاهده کند. همچنین بهره گیری از زبان بدن نیز مهم می باشد که سخنران می تواند به مخاطب ارائه دهد. جهت مطرح نمودن بهتر مطالب، ربط دادن نشانه های نوشتاری و بصری به محتوای سخن و استفاده از واژه های حکایات و غیره به اشکال مختلف بیان می شود.
توجه به نشانه های نوشتاری و بصری
طی پژوهش های به عمل آمده در خصوص درک مطالب سخنرانی توسط مخاطبان، سی درصد آنان با یادگیری شنیداری بهترین بازدهی را دارند و پنج درصد نیز با توجه به یادگیری حرکتی می توانند پیشرفت کنند. باید سخنران به حک کردن عبارات و واژه ها در ذهن مخاطبان اهمیت زیادی دهد که با بهره گیری از نشانه های نوشتاری و بصری، این مهم حاصل می شود.
ارائه بصری مطالب می تواند به عنوان راهنما برای خوانندگان عمل کند. بیان خلاصه مطالب توسط سخنران به مخاطبان، با برگه های ویژه و موارد دیگر، می تواند عناوین مهم را بهتر مطرح کند. یکی دیگر از راهکارهای مناسب در حین سخنرانی، به جهت ترکیب یادگیری بصری و حرکتی می تواند با نظر سنجی در بین مخاطبان انجام شود به نحوی که با بالا بردن دست، در گفتن نظرات خود مشارکت داشته باشند.
بهره گیری از روش رسم جهت درک بیشتر مخاطب
برای جذاب تر کردن ارائه مطالب، می توان با تشریح نکات کلیدی و همچنین با رسم نمودار ها و تصاویر، به مخاطب کمک کرد تا مطالب را به درستی بفهمد. ناگفته نماند که در حالت تصویر سازی و تشریح مکان ها یا اشیا، سخنرانی روشن تر و جذاب تر می شود.
استفاده از نوشتار در حین سخنرانی
برای سازماندهی سخنرانی، با به زبان آوردن واژگان، امکان ناپدید شدن مطالب و تعاریف وجود دارد. به گونه ای که واژگان نوشته شده در جای خود باقی می مانند و امکان حک شدن در ذهن مخاطب را دارند. باید کوشید نکات و مطالب کلیدی را به شکل عینی و ملموس در آورد.
با فهرست کردن مطالب مهم در پی اسلاید کردن عناوین، به مخاطب اجازه می دهیم که دقیقاً مطالب را به همان شکل ارائه شده، درک کند و از مهم ترین عبارات، یادداشت های ذهنی بر دارد. در هنگام خلاصه برداری از سخنرانی، باید همواره به ابزار بصری توجه شود و در نهایت می توان با این ابزار، در زمان نیز صرفه جویی کرد و باید این نکات را هنگام انتخاب عناوین و موارد دیگر نیز مد نظر داشته باشیم.
اثربخشی عبارات و کلمات راهنما در سخنرانی موفق تر
برای جلب توجه مخاطب، عبارات و کلمات راهنما می تواند اثربخش باشد و از پرکاربردترین آنها، تاکید بر نکات مهم و کلیدی است. اما می توانید با به کار بردن یک سری عبارات کلیدی و هشدار دهنده، باعث شوید که مخاطب دقت بالایی را داشته باشد. نمونه هایی از این کلمات را عنوان خواهیم کرد: ضروری، حیاتی، اصلی، محوری، مرکزی، مرتبط، مشخص، اساسی، در کل، در نهایت و غیره.
ارائه مثال ها جهت مفهومی تر شدن موضوع
برای دستیابی مخاطبان به مفهومی ماندگار و همچنین سازماندهی سخنرانی، می توان با ارائه انواع مثال ها، از دستورالعمل ها و قوانین لازم، به درستی پشتیبانی نمود و می توان در این خصوص، حکایات و نقل قول ها، حقایق و آمار ها و غیره را تشریح کرد. برای مثال، اولویت بندی در مسائل کشوری که مردمانش گرفتار بدهی هستند، از اهمیت بالایی برخوردار است که می توان با رویکرد درست، سلامت افراد را تضمین کرد و با انتقال اهمیت موضوع در مخاطب به صورت هوشمندانه، اثرات عاطفی و انسانی بر جای گذاشت. سخنران باید اطمینان حاصل نماید که همه مطالب در سخنرانی، به هدف کلی آن وابسته می باشد. تا بتواند یک محتوای جالب و دقیقی را برای مخاطبان ارائه کند.
در آخر باید بگوییم، با غلبه بر ترس از سخنرانی و قدرت و اثربخشی آن و انتخاب نکات اصلی و جلب توجه کننده، می توان مخاطب را همواره در دریافت هر چه بهتر مطالب همراهی کرد که اثرات ماندگاری خواهد داشت. زمانی که به واسطه شغلتان، مجبور به سخنرانی در جمع هستید، می توانید از نکات ارائه داده شده به بهترین نحو بهره مند شوید.
همیشه سعی کنید به صورت کلی به سخنرانی بنگرید. لحن صدا در سخنرانی نیز موثر می باشد. بهتر است که هدف سخنرانی خود و پیام اصلی و کلیدی که مخاطب دریافت می کند را تعیین و آن را گسترش دهید. سپس نکات اساسی سخنرانی را بیان نمایید.